Secrétaire service du greffe

Vous désirez faire carrière au sein dune organisation qui a à coeur ses employés? Vous voulez faire partie dune équipe dynamique où vous pourrez grandir et enrichir vos connaissances? Vous recherchez un environnement offrant de la reconnaissance et des chances davancement? Nous avons des possibilités!

• Politique de télétravail
• Conciliation travail-famille
• Horaire de 4 ½ jours/semaine
• Régime de retraite (lun des meilleurs!)
• Accès à un service complet de télémédecine et de bien-être
• Assurances collectives et autres avantages sociaux compétitifs

Sous la responsabilité dun membre de la direction ou du personnel cadre du Service du greffe, le titulaire du poste transmet linformation et soutient son équipe sur le plan administratif, le tout en fonction des procédures établies.

VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Préparer et rédiger sur système informatique, à partir de consignes verbales ou écrites et/ou à partir de notes manuscrites, différents textes, documents, rapports, procès-verbaux, notes, listes et autres documents, et en faire le suivi;
• Apporter au supérieur immédiat et/ou au personnel cadre le soutien requis dans la préparation de divers dossiers, et en assurer le suivi;
• Réserver les salles et léquipement nécessaire aux différents événements et rencontres;
• Recevoir, filtrer et acheminer le courrier reçu ainsi que joindre les dossiers pertinents aux lettres qui demandent une réponse;
• Recevoir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements de même quà celles des différents services de la Ville, acheminer les appels et/ou les demandes à la personne concernée et prendre les messages, sil y a lieu;
• Donner divers renseignements concernant les activités du Service;
• Recueillir, traiter, compiler et vérifier diverses données et statistiques, et préparer des rapports pour le Service;
• Tenir à jour différents registres propres au Service et en assurer le suivi;
• Préparer et valider avec le supérieur immédiat et/ou le personnel cadre les différentes données relatives à la préparation du budget;
• Faire linventaire de la papeterie, des fournitures de bureau, de léquipement et des articles promotionnels; procéder aux commandes du matériel nécessaire et en vérifier la réception;
• Préparer la documentation pour les réunions du Service, du comité ou autre; sur demande, y assister et en rédiger les procès-verbaux ou tout autre document;
• Faire le suivi de divers règlements ou dautres documents faisant lobjet dune séance du conseil et les acheminer aux personnes concernées;
• Tenir lagenda du supérieur immédiat et/ou du personnel cadre et fixer, au besoin, des rendez-vous;
• Préparer des requêtes Unicité à la demande du supérieur immédiat et en faire le suivi. Réceptionner et transmettre les factures à chaque signataire pour approbation et en faire le suivi;
• Exécuter du travail général de bureau (ex. : ouverture de dossiers, photocopies, classement, envois postaux, etc.);
• Utiliser divers appareils de bureau (matériel informatique, machine à timbres, etc.), voir à leur bon fonctionnement et effectuer les appels de service, si nécessaire.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

• Assurer la préparation, le traitement et la conformité de divers dossiers; la transmission de ces derniers aux personnes concernées et la publication des avis publics en sassurant de respecter les délais;
• Rédiger, selon les directives et en collaboration avec le greffier, les règlements demprunt généraux et de circulation, et assurer le suivi des procédures légales inhérentes et administratives;
• Procéder au traitement numérisé des annexes et à la préparation des règlements consolidés selon les nouvelles procédures entraînées par lélaboration du logiciel spécialisé de recherche;
• Préparer, pour le greffier, les dossiers imprimés et numériques liés aux contrats notariés à signer;
• Nommer le procès-verbal des séances et les autres documents du conseil municipal et du comité exécutif et les verser dans un logiciel visant à les rendre accessibles;
• Publier des avis dappels doffres sur les différentes plateformes, les inscrire à lagenda du greffe, assister le greffier lors de louverture des soumissions, assurer la transmission des documents dappels doffres au service concerné pour analyse, et informer les personnes intéressées;
• Recevoir et acheminer aux différents services toute demande daccès à information, selon les directives, et tenir à jour le registre des demandes;
• Coordonner les procédures légales inhérentes à la vente pour taxes annuelles;
• Agir à titre de commissaire à lassermentation;
• Assurer le traitement confidentiel des dossiers avant quils ne soient rendus publics;
• Recevoir les réclamations des citoyens, procéder à leur envoi aux firmes appropriées et effectuer les suivis nécessaires.

EXIGENCES DU POSTE

• Être titulaire dun diplôme détudes professionnelles (DEP) en secrétariat;
• Connaitre la plateforme SyGED de PG solutions (un atout);
• Avoir de lexpérience au sein dune organisation municipale, notamment au service du greffe (un atout);
• Être minutieux et rigoureux.

EMPLOYEURVille de Saint-Jérôme

Service du greffeDivision du greffe300, rue Parent

TYPE DE POSTEPoste syndiqué (col blanc)Permanent(R-953)Affichage externe

HORAIRE31,5 heures par semaineLundi au jeudi : 8 h 30 à 16 h 30Vendredi : 8 h 30 à 12 h

RÉMUNÉRATIONSelon la convention collective en vigueur :De 36,22 $ à 39,22 $/hClasse 12

DATES POUR POSTULERDu 29 mai au 12 juin 2025vsj.ca/emplois

Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature par le biais du site Web de la Ville de Saint-Jérôme (vsj.ca/emplois), en joignant obligatoirement leur curriculum vitæ ainsi quune copie de leur diplôme. Les candidatures doivent être déposées avant le 12 juin 2025, à 23 h 59. Des tests pourraient être requis afin dévaluer les capacités, les compétences et les connaissances des candidats.

La Ville de Saint-Jérôme applique un programme daccès à légalité en emploi et invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes en situation de handicap. Également, ces personnes peuvent nous faire part de leurs besoins particuliers en lien avec le processus de sélection pour lemploi convoité afin de faciliter létude de leur candidature. Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement.

Type demploi : Permanent

Rémunération : 36,22$ à 39,22$ par heure

Heures prévues : 31.5 par semaine

Horaire :

• Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Information :

• Company : Ville Saint-Jérôme
• Position : Secrétaire service du greffe
• Location : Saint-Jérôme, QC
• Country : CA