Internal Posting

Voir la version française à la suite de la version en anglais Coordinator, Education Group: Education Reports to: Director, Education Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada Posting deadline: 17 March 2025 WHO WE ARE The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADAs primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program. POSITION OVERVIEW WADAs Education Department; leads and supports the development of education policy; manages partnerships to increase the reach and access to education programs; creates and implements digital education solutions and training programs for anti-doping practitioners, as well as, investing in social science research to enhance the effectiveness of anti-doping programs. Reporting to the Director, Education, the successful candidate will be responsible for leading the administrative process of the Department, supporting the teams efforts to complete its work and deliver its programs within the allocated policies, procedures, regulatory framework and budgets. Importantly, this role acts as the central core of the Department, providing support to all functional teams, enabling them to perform. In addition, this role will support the management and coordination of the governance groups and associated research groups that fall under the remit of the Department. This role will also support the Education Department to maintain its relationships with global partners and will work with other WADA departments to ensure we have effective education and capability programs in place. KEY RESPONSIBILITIES Lead and coordinate high-level program support and administrative functions for the Education Department; Manage the operations of the department in line with the organizations policies, processes, and procedures as they relate to finance, travel, expenses, document management, record keeping, contacts data base, contractual management of suppliers, subscriptions, as some examples, coordinating with the relevant internal teams as required ; Perform secretariat duties for the WADA Education Committee (including any working groups), Social Science Research (SSR) Expert Advisory Group (EAG) and any other formal established group under the remit of the Department in line with WADA governance standards, including the planning, organization, event logistics/bookings, document preparation and dissemination to the Chair, committee and/or panel members, acting as the point of contact for all members and managing their travel, indemnities and any other logistics, including the preparation of meeting minutes and organizing their publication ; Manage and coordinate the Departments budgetary responsibilities, including, preparing data and information to support the annual preparation of the budget and revised budget process, creating purchase orders, managing invoices, including working with the Director to track the budget and review GLs as required ; Act as the central link for any Education and/or SSR events organized by or supported by WADA at a global or regional level, including acting as the lead coordinator for the Global Education Conference for the Department in collaboration with the Events Manager ; Provide administrative, process and technical support to each of the functional teams as required, for example, conducting technical reviews, coordinating research agreements & budgets, organizing the Code Implementation Support Program (CISP) meetings, managing the logistics for any in-person GLDF training, supporting the management and review of Power User Agreements, contributing to the monitoring of the compliance requirements the department needs to undertake ; Provide executive administrative support to the Director and Functional leads including but not limited to; such as diary management, meetings and stakeholder communications as required, travel, bookings ; Draft reports, policy documents, presentations and meeting records, including editing, proofing, and seeking sign-off where required, as well as, producing informative and accurate briefing documents to assist with meeting preparation and Department decision making ; Conduct desk-based research and/or policy reviews to grow the Departments knowledge and awareness, as required ; Lead for the effective use of organizational tools such as SharePoint, project management tracking, business central, generic email account, as examples ; Willingness to engage in, and support, project-based work led by the Department and/or other WADA Departments ; Promote and maintain positive relationships with key stakeholders for, and on behalf of, the Department, including seeking opportunities to promote core programs such as ADEL, CISP, GLDF, SSR, GEC as examples ; ADDITIONAL RESPONSIBILITIES Work with the Director, Education in the evolution of WADAs education remit and associated strategy ; Support WADAs Education Committee, including leading volunteer sub-groups and engage in any wider expert groups as required ; Assist the Education Department in the review of the Code and International Standards as it relates to Education; Acquire knowledge of anti-doping issues relevant to the position ; Provide ad hoc assistance to other WADA Departments, as required ; Represent WADA at key education events as required ; MAIN CHALLENGES This is an exciting and varied role that is pivotal to the success of the Department. A core challenge of the role is to be knowledgeable of all the Departments responsibilities, programs and work areas, to be able to be proactive in providing support, ideally without always being directed to do so. An additional challenge will be to remain organized with many competing priorities from different areas of the Department, keeping calm in times of pressure, and keeping accurate records to track progress in some of the core programs. Maintaining positive internal and external relationships is critical to the success of this role, as well as, being curious and brave enough to communicate and share when we need to adjust and refocus the Departments efforts. QUALIFICATIONS AND SKILLS Bachelors degree in Education and/or related field ideal, or evidence of training/professional development ; Knowledge of anti-doping/international sport an asset ; Experience in the field of education or training or research ; Experience in project management or monitoring/tracking progress against plans ; Executive administrative experience, including; budget tracking and managing financial processes, diary management, file management and meeting preparation/organization including drafting agendas and minutes; Competence in drafting, editing, proofing documents, and researching for a range of purposes (internal, Committee papers, external stakeholder documents) ; Ability to form and maintain internal and external relationships, network effectively, and deliver quality customer service ; Ability to multi-task, meet tight deadlines and shift priorities as required ; Proven ability to take responsibility, work independently and be accountable for own work areas ; Ability to engage and communicate with people from diverse backgrounds and at a variety of levels (Director, Manager, Committee members) including where English/French may not be their first language ; High level organizational skills and time management ; Excellent communication skills (written and verbal) ; Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language, additional languages would be an asset ; Periodic work in the evening or on weekends ; Travel maybe required ; Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport ; Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence. WHAT WE OFFER Competitive Benefits Package. Vision: WADAs vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment. Mission: WADAs mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide. The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted. ********************************************************* Coordonnateur, Éducation Groupe: Éducation Supérieur: Directrice, Éducation Lieu: Le Bureau principal de lAMA, Montréal, Canada Date limite de candidature: 17 mars 2025 QUI SOMMES-NOUS LAgence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant quagence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de lAMA est de développer, dharmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; léducation ; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage. APERÇU DU POSTE Le département de léducation de lAMA dirige et soutient le développement de la politique de léducation, gère les partenariats pour accroître la portée et laccès aux programmes déducation, crée et met en œuvre des solutions déducation numérique et des programmes de formation pour les praticiens de lantidopage, et investit dans la recherche en sciences sociales pour améliorer lefficacité des programmes dantidopage. Sous la responsabilité du directeur de léducation, le candidat retenu sera chargé de diriger le processus administratif du département, en soutenant les efforts des équipes pour mener à bien leur travail et exécuter leurs programmes dans le respect des politiques, des procédures, du cadre réglementaire et des budgets alloués. Il est important de noter que cette fonction constitue le noyau central du département, apportant un soutien à toutes les équipes fonctionnelles et leur permettant dêtre performantes. En outre, cette fonction soutiendra la gestion et la coordination des groupes de gouvernance et des groupes de recherche associés qui relèvent de la compétence du département. Il aidera également le département de léducation à entretenir ses relations avec les partenaires mondiaux et travaillera avec dautres départements de lAMA pour sassurer que nous avons mis en place des programmes efficaces déducation et de développement des compétences. LES RESPONSABILITÉS CLÉS Diriger et coordonner un soutien de haut niveau au programme et des fonctions administratives pour le département Éducation ; Gérer les opérations du département conformément aux politiques, processus et procédures de lorganisation en ce qui concerne les finances, les voyages, les dépenses, la gestion des documents, la tenue des dossiers, la base de données des contacts, la gestion contractuelle des fournisseurs, les abonnements, par exemple, en assurant la coordination avec les équipes internes concernées, le cas échéant ; Assurer le secrétariat du comité AMA Éducation (y compris les groupes de travail), du groupe consultatif sur la recherche en sciences sociales (SSR) Expert et de tout autre groupe officiel établi sous la responsabilité du département, conformément aux normes de gouvernance AMA, y compris la planification, lorganisation, la logistique/les réservations des manifestations, la préparation des documents et leur diffusion au président, aux membres du comité et/ou du panel, en agissant comme point de contact pour tous les membres et en gérant leurs déplacements, leurs indemnités et toute autre logistique, y compris la préparation des procès-verbaux des réunions et lorganisation de leur publication ; Gérer et coordonner les responsabilités budgétaires du département, notamment en préparant les données et le site information pour soutenir la préparation annuelle du budget et le processus de révision du budget, en créant des bons de commande, en gérant les factures, notamment en collaborant avec le directeur pour suivre le budget et en examinant les comptes généraux si nécessaire ; Déclaration en tant que lien central pour tout événement relatif à léducation et/ou à la RSS organisé ou soutenu par AMA au niveau mondial ou régional, y compris en tant que coordinateur principal de la conférence mondiale sur léducation pour le département, en collaboration avec le responsable des événements ; Fournir un soutien administratif, technique et en matière de processus à chacune des équipes fonctionnelles selon les besoins, par exemple en réalisant des examens techniques, en coordonnant les accords de recherche et les budgets, en organisant les réunions du programme de soutien à la mise en œuvre de Code (CISP), en gérant la logistique pour tout entraînement GLDF en personne, en soutenant la gestion et lexamen des accords dutilisation de lénergie, en contribuant au suivi des exigences de conformité que le département doit entreprendre ; Fournir un soutien administratif au directeur et aux responsables fonctionnels, y compris, mais sans sy limiter, la gestion de lagenda, les réunions et les communications de la partie prenante selon les besoins, les voyages, les réservations ; Rédiger des rapports, des documents politiques, des présentations et des comptes rendus de réunions, y compris les réviser, les corriger et les faire approuver le cas échéant, ainsi que produire des documents dinformation informatifs et précis pour aider à la préparation des réunions et à la prise de décision au sein du département ; Effectuer des recherches documentaires et/ou des examens de politiques pour accroître les connaissances et la sensibilisation des ministères, selon les besoins ; Diriger lutilisation efficace doutils organisationnels tels que SharePoint, le suivi de la gestion de projet, Business Central, le compte de courrier électronique générique, par exemple ; Volonté de sengager et de soutenir le travail de projet mené par le département et/ou dautres départements de lAMA ; Promouvoir et entretenir des relations positives avec les principales parties prenantes pour et au nom du département, notamment en recherchant des occasions de promouvoir les programmes de base tels que ADEL, CISP, GLDF, SSR, GEC, à titre dexemple. DES RESPONSABILITÉS SUPPLÉMENTAIRES Travailler avec le directeur de léducation à lévolution du mandat de lAMA en matière déducation et de la stratégie qui y est associée ; Soutenir le Comité de léducation de lAMA, notamment en dirigeant des sous-groupes de volontaires et en sengageant dans tout groupe dexperts plus large si nécessaire ; Assister le département de léducation dans la révision du code et des normes internationales en matière déducation Acquérir des connaissances sur les questions de lutte contre le dopage en rapport avec le poste ;Acquérir des connaissances sur les questions de lutte contre le dopage en rapport avec le poste ; Fournir une assistance ad hoc aux autres départements de lAMA, selon les besoins ; PRINCIPAUX DÉFIS Il sagit dune fonction passionnante et variée qui joue un rôle essentiel dans la réussite du département. Lun des principaux défis de cette fonction est de connaître lensemble des responsabilités, des programmes et des domaines de travail des départements, afin dêtre en mesure dapporter un soutien proactif, idéalement sans être toujours chargé de le faire. Un défi supplémentaire consistera à rester organisé face à de nombreuses priorités concurrentes provenant de différents secteurs du département, à garder son calme en période de pression et à tenir des registres précis pour suivre les progrès réalisés dans certains des programmes de base. Le maintien de relations internes et externes positives est essentiel à la réussite de ce rôle, de même que la curiosité et le courage de communiquer et de partager lorsque nous avons besoin dajuster et de recentrer les efforts des départements. LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES Baccalauréat en éducation et/ou dans un domaine connexe idéalement, ou preuve dentraînement/de développement professionnel ; La connaissance de la lutte contre le dopage et du sport international est un atout ; Expérience dans le domaine de léducation, de la formation ou de la recherche ; Expérience de la gestion de projets ou du suivi des progrès réalisés par rapport aux plans ; Expérience de ladministration de cadres, y compris le suivi du budget et la gestion des processus financiers, la gestion de lagenda, la gestion des dossiers et la préparation/organisation de réunions, y compris la rédaction dordres du jour et de procès-verbaux ; Compétence en matière de rédaction, dédition, de correction dépreuves et de recherche à des fins diverses (documents internes, documents des comités, documents des parties prenantes externes) Capacité à nouer et à entretenir des relations internes et externes, à travailler en réseau de manière efficace et à fournir un service de qualité à la clientèle ; Capacité à mener plusieurs tâches de front, à respecter des délais serrés et à modifier les priorités selon les besoins Capacité avérée à prendre des responsabilités, à travailler de manière indépendante et à rendre compte de son propre travail ; Capacité à sengager et à communiquer avec des personnes dorigines diverses et à différents niveaux (directeur, gestionnaire, membres du comité), y compris lorsque langlais ou le français nest pas leur langue maternelle ; Compétences organisationnelles de haut niveau et gestion du temps Excellentes aptitudes à la communication (écrite et orale) ; Excellentes compétences orales et écrites dans lune des deux langues officielles de lAMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de lautre langue officielle ; des langues supplémentaires seraient un atout ; Travail périodique le soir ou le week-end ; Des voyages peuvent être nécessaires; Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail déquipe, esprit déquipe et amour du sport); Aligné sur les valeurs fondamentales de lAMA : Intégrité, ouverture et excellence. CE QUE NOUS OFFRONS Ensemble davantages sociaux compétitifs. Vision: La vision de lAMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage. Mission: La mission de lAMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. À propos de nous: Le bureau principal de LAMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En décembre 2024, lAgence emploie environ 180 employés et est représentée par 56 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés - actuels et futurs - qui, en tant quéquipe mondiale, sefforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier. Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but dalléger le texte et il désigne tous les genres. LAMA croit au succès dune organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. LAMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.

Information :

• Company : WADA - World Anti-Doping Agency
• Position : Internal Posting
• Location : Quebec City, QC
• Country : CA