Adjoint(e) exécutif(ve) au bureau de la présidence et du secrétariat général

La Société de la Place des Arts de Montréal, plus grand complexe culturel au Canada a pour objet dexploiter une entreprise de diffusion des arts de la scène. On y retrouve six salles de spectacles et un amphithéâtre extérieur à Joliette. Chaque année, près de 1 000 spectacles et activités y sont présentés, pour une assistance dun million de personnes. Située au cœur au Quartier des spectacles de Montréal, la Place des Arts promeut une culture organisationnelle axée sur la collaboration et la bienveillance, où le personnel, passionné de contribuer à promouvoir la vie artistique et culturelle du Québec, est engagé à atteindre les objectifs daffaires et à contribuer à la réputation dexcellence de lorganisation. Sommaire des responsabilités Sous la supervision de la présidente-directrice générale (PDG) et du secrétaire général, vous aurez lopportunité dassister à la coordination et à lexécution des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du bureau de la présidence et du secrétariat général. Vous aurez lopportunité de mettre à profit vos habiletés pour lorganisation en jouant un rôle déterminant dans lorganisation et la coordination du travail du bureau de la direction et de lencadrement des suivis administratifs du comité de direction. Description des tâches Optimiser la gestion du temps de la PDG en coordonnant efficacement son horaire de travail en fonction des priorités stratégiques et opérationnelles; Assurer la planification des réunions du comité de direction en coordonnant la préparation des ordres du jour, selon les directives de la PDG et selon les dossiers prioritaires découlant des rencontres antérieures, de lagenda corporatif et du plan daction annuel; Assurez la rédaction des procès-verbaux des rencontres du comité de direction en identifiant les suivis et les actions des membres du comité en découlent; Assurer le classement efficace de lensemble de la documentation de la direction sur les différentes plateformes et selon les pratiques établies et conformément à la politique darchivage de la Société; Assurer la gestion des appels téléphoniques et de la correspondance électronique et le courrier du bureau de la présidence, du secrétariat général et de la direction des affaires corporatives; Rédiger la correspondance telle que les lettres, documents et rapports administratifs ainsi que développer des documents pour présentation; Assurer la liaison avec la Présidente du conseil dadministration et les membres du conseil pour des demandes de nature administrative; Assurer le suivi et la mise à jour du budget de la direction générale et du secrétariat général et de la direction des affaires corporatives ; préparer les réquisitions de paiement des comptes dhonoraires pour les mandats confiés à des professionnels externes et préparer les allocations de dépenses; Améliorer les outils de gestion et les méthodes de travail (procédures, échéanciers, etc.) visant à assurer lefficacité de la gestion du bureau de la PDG et du secrétariat général et de la direction des affaires corporatives; Préparer le calendrier des réunions du conseil, exécuter les tâches administratives reliées à lorganisation de réunions du conseil et de ses comités telles que les convocations, la coordination et la préparation des ordres du jour, sous la supervision du secrétaire général et directeur des affaires corporatives; Assurer la rédaction des procès-verbaux et des résolutions des réunions du Conseil dadministration et des comités du conseil; Collaborer à la rédaction et aux suivis des ententes contractuelles variées et offrir lappui administratif concernant les demandes reliées au secrétariat général. Exigences Détenir un diplôme détudes collégiales en administration, en bureautique ou dans un autre programme détudes pertinent à lemploi; Avoir un minimum de 5 années dexpérience pertinente dont un minimum de 3 ans à titre dajointe exécutive auprès dun poste de haut dirigeant; Toute combinaison de formation et dexpérience jugée équivalente sera considérée; Posséder une expérience dans lorganisation de réunions et la préparation de la documentation dun conseil dadministration et de lutilisation dun logiciel de gestion de cette dernière (Dilitrust, Diligent Boards ou autre); Posséder une connaissance approfondie de la langue française et une bonne connaissance de la langue anglaise autant écrite que parlée; Maîtriser la suite Microsoft et lenvironnement de travail TEAMS; Être occasionnellement disponible en soirée pour assister aux rencontres du Conseil dadministration. Habiletés et compétences requises Posséder de lautonomie, du tact, un très bon jugement, de linitiative, de lentregent et avoir un sens de lorganisation très développé; Capacité de travail et démontrer de la rigueur dans la préparation et la révision de documents; Avoir le sens des priorités et la capacité de gérer plusieurs dossiers efficacement; Avoir la capacité de gérer des situations délicates; Avoir de la facilité à comprendre les enjeux dimage publique reliés à la présidence et direction générale. Ce rôle à la Place des Arts vous intéresse? Envoyez-nous votre candidature! La Société de la Place des Arts de Montréal applique un programme daccès à légalité en emploi et encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Information :

• Company : Place des Arts
• Position : Adjoint(e) exécutif(ve) au bureau de la présidence et du secrétariat général
• Location : Montréal, QC
• Country : CA