Adjoint(e) adminitrative / Admin Assistant

Adjoint(e) adminitrative / Admin Assistant Job ID 203727 Posted 31-Jan-2025 Service line Advisory Segment Role type Full-time Areas of Interest

Administrative

Location(s)

Montreal - Quebec - Canada

À propos du poste CBRE Montréal est activement à la recherche dun(e) adjoint(e) administrative pour se joindre à notre équipe dopération. Vous serez amené(e) à travailler sur divers projets internes et externes, à agir en tant quadjoint (e) au directeur général et à la directrice des opérations daffaires et être un remplaçant(e) à la réception. Il sagit dun poste permanent à temps plein qui nécessite une présence au bureau. Vos responsabilités

• Aider à maintenir le calendrier du directeur général en organisant des réunions internes, des repas avec des clients et en réservant des vols et des hôtels pour des voyages daffaires.
• Soumettre les rapports de dépenses pour le directeur général.
• Préparer divers formulaires pour assurer la diligence interne et la conformité externe avec les organismes de réglementation immobilière.
• Assister la Directrice des opérations daffaires dans la préparation et le classement de divers documents confidentiels.
• Maintenir une base de données détaillée des commandites actuelles et potentielles afin de permettre le suivi des avantages, des coûts et des événements liés à la commandite.
• Aider à la coordination de divers événements externe.
• Assurer une relève pour la réception en accueillant les visiteurs, en redirigeant les appels téléphoniques, et en assurant une gestion de la réception, la cuisine et les salles de conférence.
• Dautres tâches peuvent être assignées.

Compétences requises

• Baccalauréat dans un domaine pertinent ou 1 à 2 ans dexpérience en tant que soutien administratif à plusieurs professionnels.
• Parfaitement bilingue, à lécrit comme à loral.
• Connaissance approfondie des produits Microsoft Office.
• Approche axée sur le client et solides compétences organisationnelles.
• Éthique de travail rigoureuse et respect de la confidentialité, assurant que toutes les informations sensibles sont traitées avec discrétion et intégrité.

CBRE sengage à être une organisation qui célèbre la diversité comme une force, où les gens ont accès à des possibilités équitables dans un cadre qui favorise linclusion. Les employés sont libres dêtre eux-mêmes et de progresser au travail. About the Role CBRE Montreal is actively recruiting for an administrative assistant to join our operations team. The individual will be brought to work on various internal and external projects, provide administrative support to the branchs managing director and director of operations, and act as a back-up for reception. This is a full-time permanent position requiring an in-office presence. What Youll Do

• Assist with upkeeping Managing Directors calendar by booking both internal meetings, client lunches and booking flights and hotels for business trips.
• File expense reports for the Managing Director.
• Prepare various forms to ensure internal due diligence and external compliance with real estate boards.
• Assist the Director of business operations with filing and filling various confidential documents.
• Maintain a detailed database of current and prospective sponsorships to allow tracking of sponsorship benefits, costs and events.
• Assist with coordinating various external events.
• Act as a backup for reception (i.e. greeting visitors, redirecting phone calls, managing the reception and conference room areas).
• Other tasks may be assigned.

What Youll Need

• Bachelors degree in relevant field, or 1-2 years of experience of providing administrative support to multiple professionals.
• Fully bilingual, written and spoken.
• Strong knowledge of Microsoft Office products.
• Client focused approach, and strong organizational skills.
• Rigorous work ethic and sense of confidentially, ensuring all sensitive information is handled with discretion and integrity.

CBRE is committed to being an organization that celebrates diversity as a strength, where people have access to equitable opportunities and management fosters inclusion. Employees have the freedom to be authentic and are empowered at work.